経済活動が発生した際、例えば商品が売れたり、入金があったり、材料を購入したり、出張や営業に関連する費用がかかったりすると、企業の資金の流れを記録するために、会計で仕訳伝票の作成が必要になります。
社員が業務上の支出で領収書を発行する場面もありますが、これが伝票を切る行為と混同されがちです。
実際には、これら二つの行為は根本的に異なるものです。
そもそも伝票を切るという行為には、どのような意味が含まれているのでしょうか？
会計処理上の伝票を切るとは
企業の財務活動において、経理部門は資金の流れを管理するために入金や出金などの取引を伝票で記録します。
手動で伝票を記入し、これを経理システムに記録する作業を一般的に「伝票を切る」と表現します。
現代の多くの企業では、会計ソフトを利用してデータを直接入力することが一般的ですが、この方法では「伝票を切る」という表現は使用されません。
従来の経理処理で使用される伝票帳は、振替伝票や入出金伝票など、手書きで記入されるものが一般的で、各ページには簡単に切り離せるミシン目が施されています。
これらの伝票を手作業で記入し、必要に応じてページを切り離して整理する行為が「伝票を切る」と称されています。
他に、「伝票を起票する」「伝票を起こす」とも言う場合もありますし、「伝票を発行する」でも意味は同じです。
伝票を切る適切なタイミング
伝票作成は、通常、領収書やその他の書類を受け取った時、またはその直後に行われます。
この際、資金の移動があった具体的な日付（例えば領収書に記載された日付）を伝票に記録します。後日に一括で伝票を処理する場合は、領収書受取日に仮伝票を作成し、その上に取引発生日を記入することも一般的です。
伝票を作成する最も分かりやすいタイミングは、資金移動の詳細を仕訳帳に記録する際です。
ただし、企業によってはこの作成プロセスが異なる場合もあります。
一部の企業では、各取引ごとにすぐに伝票を作成する方法を採用しています。
作成した伝票は確認後にファイリングされることが一般的です。
多くの企業が会計ソフトを使用している現在では、ソフトへの入力時に伝票が形成され、その後、担当者による確認と印鑑が押される流れが主流です。
このプロセスは、会計の仕分け作業の一環として重要です。
会計のキャリアを目指す方にとって、この知識は役立つでしょう。
まとめ
企業の経理部門では、取引の入金や出金を伝票で記録し、これを手動または会計ソフトを使って経理システムに記入します。
手動の場合、「伝票を切る」という表現が使われ、伝票帳からページを切り離して整理する作業を指しますが、デジタル入力ではこの用語は使われません。
伝票の作成は主に領収書を受け取った直後に行い、資金移動の詳細を仕訳帳に記入する際が最適です。
現代では多くの企業が会計ソフトを使用し、入力後に担当者が確認し印鑑を押すプロセスが一般的です。このプロセスは会計の仕分け作業の重要な部分です。
